提高生產力就像學功夫一樣，要功夫打得好，招式只是枝節，
最重要的是內功及心法。
在這個 Blog 裏建議了一些工具都對提高生產力有幫助，
但那些工具可以說只是一些招式。要真正讓自己的生產力有
所提高， 其實有一些理念是要確定的。而這些理念就正正
是提高生產力的內功及心法。
說穿了其實是一些 believe 而已。
人腦的操作
1. 人腦 Multi-Tasking 的能力不高。
所以要事情做得好，專注習中是一定的。
很多提高生產力的方法和功具背後都有這一個思想。
2. 人腦的能力是有限的。如果用了很多腦力去記憶,
可以用來思考的腦力便會減少。
所以要提高生產力其中一個重要的方向要盡量減少
要記憶的東西。只要能做到東西能很快及容易找到
便可以了。這亦是一個提高生產力的中心思想。
3. 人腦會在意識背後處理其他未完成的事情。
如果不能讓自己的腦袋意識到未完成的事情會
有方法能在特定的時間通知自已，腦袋是不會
輕易放開未完成的事情。這會讓腦袋做很多沒有
意義的勞動。
待續....
2012年10月8日 星期一
2012年9月27日 星期四
小時鐘
下面是我的桌面，先不說其他。只想說一下那個小時鐘。
我們專注做事的時候，例如開會或寫程式時，很容易便忘記了時間。
我會用一個小時鐘來提醒自己。 這個小時鐘有一個好的地方是他永
遠會在最頂層，而且可以調較透明度。
不論我做簡報或其他工作時都能看見。這樣便可以比較容易控制
時間。
這個小時鐘可以從下面 download:
2012年9月21日 星期五
Outlook 2007 找 E-mail Folders
如果大家用 Outlook 來處理 E-mail 的話，你可能會增加了很多的 e-mail folders。
當這些 Folder 越來越多的
時候，要找到需要的 Folder
便會有一定的難度。
Outlook 2007 本身沒有
用名字找尋 Folder 的工具，
如果要用名字找尋 e-mail
folder 的話，便需要用到
Outlook 的 VBA 。
不知 VBA 是甚麼不要緊。
他只是一些程序要 Outlook
做事而已。
要簡單在 Outlook 2007 裏用名字找尋 e-mail folder，其實十分容易。
只要跟着下面的方法做便可以。
1) 在 Outlook 開啟 VBA 的 Editor
可以按 Alt-F11 ，或 Tools -> Macro -> Visual Basic Editor
2) 在 Visual Basic Editor 裏的 menu bar 按 view -> Project Explorer
3) 在 Project Explorer 的視窗開啟 ThisOutlookSession
4) 將下面的 program code 全抄到 ThisOutlookSession 裏然後儲存
並離開 Visual Basic Editor
Private m_Folder As Outlook.MAPIFolder
Private m_Find As String
Private m_Wildcard As Boolean
Public Sub FindFolder()
Dim Name$
Dim Folders As Outlook.Folders
Set m_Folder = Nothing
m_Find = ""
m_Wildcard = False
Name = InputBox("Find Name:", "Search Folder")
If Len(Trim$(Name)) = 0 Then Exit Sub
m_Find = Name
m_Find = LCase$(m_Find)
m_Find = Replace(m_Find, "%", "*")
m_Find = "*" & m_Find & "*"
m_Wildcard = (InStr(m_Find, "*"))
Set Folders = Application.Session.Folders
LoopFolders Folders
If m_Folder Is Nothing Then
MsgBox "Not Found", vbInformation
End If
End Sub
Private Sub LoopFolders(Folders As Outlook.Folders)
Dim F As Outlook.MAPIFolder
Dim Found As Boolean
For Each F In Folders
If m_Wildcard Then
Found = (LCase$(F.Name) Like m_Find)
Else
Found = (LCase$(F.Name) = m_Find)
End If
If Found Then
Set m_Folder = F
If MsgBox("Activate Folder: " & vbCrLf & m_Folder.FolderPath, vbQuestion Or vbYesNo) = vbYes Then
Set Application.ActiveExplorer.CurrentFolder = m_Folder
Exit For
Else
Found = False
Set m_Folder = Nothing
End If
Else
LoopFolders F.Folders
If Not m_Folder Is Nothing Then Exit For
End If
Next
End Sub
5) 應用時，只要在 Outlook 視窗按 Alt-F8 ，執行 ThisOutlookSession.FindFolder
便可以輸入 Folder 的名字去找尋
並開啟那個 Folder 了。
* 以上的 program code 是參考
http://www.vboffice.net/sample.html?mnu=2&smp=82&cmd=showitem&lang=en
當這些 Folder 越來越多的
時候，要找到需要的 Folder
便會有一定的難度。
Outlook 2007 本身沒有
用名字找尋 Folder 的工具，
如果要用名字找尋 e-mail
folder 的話，便需要用到
Outlook 的 VBA 。
不知 VBA 是甚麼不要緊。
他只是一些程序要 Outlook
做事而已。
要簡單在 Outlook 2007 裏用名字找尋 e-mail folder，其實十分容易。
只要跟着下面的方法做便可以。
1) 在 Outlook 開啟 VBA 的 Editor
可以按 Alt-F11 ，或 Tools -> Macro -> Visual Basic Editor
2) 在 Visual Basic Editor 裏的 menu bar 按 view -> Project Explorer
3) 在 Project Explorer 的視窗開啟 ThisOutlookSession
4) 將下面的 program code 全抄到 ThisOutlookSession 裏然後儲存
並離開 Visual Basic Editor
Private m_Folder As Outlook.MAPIFolder
Private m_Find As String
Private m_Wildcard As Boolean
Public Sub FindFolder()
Dim Name$
Dim Folders As Outlook.Folders
Set m_Folder = Nothing
m_Find = ""
m_Wildcard = False
Name = InputBox("Find Name:", "Search Folder")
If Len(Trim$(Name)) = 0 Then Exit Sub
m_Find = Name
m_Find = LCase$(m_Find)
m_Find = Replace(m_Find, "%", "*")
m_Find = "*" & m_Find & "*"
m_Wildcard = (InStr(m_Find, "*"))
Set Folders = Application.Session.Folders
LoopFolders Folders
If m_Folder Is Nothing Then
MsgBox "Not Found", vbInformation
End If
End Sub
Private Sub LoopFolders(Folders As Outlook.Folders)
Dim F As Outlook.MAPIFolder
Dim Found As Boolean
For Each F In Folders
If m_Wildcard Then
Found = (LCase$(F.Name) Like m_Find)
Else
Found = (LCase$(F.Name) = m_Find)
End If
If Found Then
Set m_Folder = F
If MsgBox("Activate Folder: " & vbCrLf & m_Folder.FolderPath, vbQuestion Or vbYesNo) = vbYes Then
Set Application.ActiveExplorer.CurrentFolder = m_Folder
Exit For
Else
Found = False
Set m_Folder = Nothing
End If
Else
LoopFolders F.Folders
If Not m_Folder Is Nothing Then Exit For
End If
Next
End Sub
5) 應用時，只要在 Outlook 視窗按 Alt-F8 ，執行 ThisOutlookSession.FindFolder
便可以輸入 Folder 的名字去找尋
並開啟那個 Folder 了。
* 以上的 program code 是參考
http://www.vboffice.net/sample.html?mnu=2&smp=82&cmd=showitem&lang=en
2012年9月19日 星期三
Windows Launcher
大家看到 Launcher 這個字，可能會聯想到智能手機的 Apps。
但其實電腦亦有 Launcher 。不過用法跟智能手機的有一些分別。
簡單來說，電腦上的 Launcher 是一個可以幫我們開啟 program，
file 及 folder 的工具。
這些 Launcher 對我們的生產力實有十分有幫助。
想想看，如果我們只要按兩個 key 便能開啟 Microsoft Excel ，
按兩個 key 便能開啟自己常用的 File 或 Folder，是否比用
mouse 去 "找" 那些 program, file 或 folder，再 double click
去開啟要快得多﹖
我自己幾年來都是用 Keybreeze 。
Keybreeze 本身十分簡單。
Download 下來試十分鐘
便知道怎樣用。
加上他本身 Build In 了
一些小工具如 Notes，
Countdown Timer 等，
都是十分好用的工具。
當然，除了 Keybreeze, 網上還有很多不同的Launcher，例如：
Launchy
Enso
都是很多人用的 Launcher。
如果有一點點時間，實有應該嘗試。
但其實電腦亦有 Launcher 。不過用法跟智能手機的有一些分別。
簡單來說，電腦上的 Launcher 是一個可以幫我們開啟 program，
file 及 folder 的工具。
這些 Launcher 對我們的生產力實有十分有幫助。
想想看，如果我們只要按兩個 key 便能開啟 Microsoft Excel ，
按兩個 key 便能開啟自己常用的 File 或 Folder，是否比用
mouse 去 "找" 那些 program, file 或 folder，再 double click
去開啟要快得多﹖
我自己幾年來都是用 Keybreeze 。
Keybreeze 本身十分簡單。
Download 下來試十分鐘
便知道怎樣用。
加上他本身 Build In 了
一些小工具如 Notes，
Countdown Timer 等，
都是十分好用的工具。
當然，除了 Keybreeze, 網上還有很多不同的Launcher，例如：
Launchy
Enso
都是很多人用的 Launcher。
如果有一點點時間，實有應該嘗試。
2012年9月18日 星期二
簡單處理問巻調查
很多時候我們須要處理問卷。
小如上課後的 Evaluation Form，大如同事們的 360 degree feedback form 。
如果我們還是用 hardcopy
的 Form 要人們去填的話，
其實都頗為費時失事。
如果我們能利用一些網上
(或雲端) 的問巻調查工具，
例如 Google Form，
很容易便能做出一些
Online Form。
這些 Form 除了美觀外，
最重要的是那些 Input
的 Data 己經自動的
收集了。
我們甚至可以看到實時
的結果。
這實在是又簡單又容易﹗
還可節省很多的時間及
人手呢。
網上免費的資源除了
Google 外，還有其
他如：kwiksurveys.com
都可以選擇。
小如上課後的 Evaluation Form，大如同事們的 360 degree feedback form 。
如果我們還是用 hardcopy
的 Form 要人們去填的話，
其實都頗為費時失事。
如果我們能利用一些網上
(或雲端) 的問巻調查工具，
例如 Google Form，
很容易便能做出一些
Online Form。
這些 Form 除了美觀外，
最重要的是那些 Input
的 Data 己經自動的
收集了。
我們甚至可以看到實時
的結果。
這實在是又簡單又容易﹗
還可節省很多的時間及
人手呢。
網上免費的資源除了
Google 外，還有其
他如：kwiksurveys.com
都可以選擇。
參考網誌
其實這個世界與我同樣喜歡想做事有效的人多的是。
他們也寫了不少的網誌。只是大部份這些網誌都不是中文，所以很多朋友沒有留意罷了。
以下是兩個我有訂閱的網誌，我想很有參考價值：
http://www.lifehack.org/
http://zenhabits.net/
如果大家有興趣，訂閱其中一個都對個人生產力有莫大俾益。
21-Sep-2012
補充兩個中文參考網站 ：
http://jdev.tw/blog/
http://save-coco.blogspot.hk/
他們也寫了不少的網誌。只是大部份這些網誌都不是中文，所以很多朋友沒有留意罷了。
以下是兩個我有訂閱的網誌，我想很有參考價值：
http://www.lifehack.org/
http://zenhabits.net/
如果大家有興趣，訂閱其中一個都對個人生產力有莫大俾益。
21-Sep-2012
補充兩個中文參考網站 ：
http://jdev.tw/blog/
http://save-coco.blogspot.hk/
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